E-post som er arkivverdige saksdokument:
Alle e-postmeldingar som er saksdokument, skal inngå i Vestnes kommune sitt arkiv dersom
- dei er gjenstand for saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon
- Arkivforskrifta § 3-2 - Dokument som er avsende eller mottekne via telefaks og e-post, og som etter form eller innhald må reknast som saksdokument for organet, skal arkivmessig behandlast som andre saksdokument etter denne forskrifta, jf særleg §§ 2-6, 3-1 og 3-8
- For alle arkivverdige saksdokument som kjem inn til eller vert sendt frå Vestnes kommune som e-post, gjeld det også ein ubetinga journalføringsplikt på same måte som for andre eksterne dokument.
Handtering av innkomande e-post:
Når arkivverdig e-post kjem til postmottak@vestnes.kommune.no blir den journalført av arkivet.
Arkivverdig e-post som kjem til privat e-postkasse må journalførast i ePhorte av saksbehandlarane sjølve.
Vi må sikre at e-posten blir behandla ved fråvær over lengre tid. Bruk fråværsassistenten.
E-post som ikkje er arkivverdig - eksempel
- Private e-postmeldingar
- E-post som er jobbrelatert, men som ikkje har betydning for behandling eller dokumentasjon
- E-post som er faglig relatert, men av generell karakter (for eksempel utveksling av faglige synspunkt mellom enkeltpersonar eller nyheitsbrev frå andre verksemder og prosjekt)
- E-post som er av generell informasjonsverdi (for eksempel ”avdelingsnytt”, ”personalinfo” osv.)
- Masseutsendt ekstern e-post (for eksempel reklame, kurs)
E -post som ikkje er arkivverdig og kjem til postmottak@vestnes.kommune.no blir vidaresendt direkte til saksbehandlar.
Dersom Vestnes kommune ikkje godtek innkomande e-post som originalt dokument skal avsendar ha melding om dette innan 3-dagar.
Eksempel: fullmakter, kontrakter skjøte og liknande
Mottek vi inngåande e-post som er unnateke offentlegheit må vi gjere avsendar kjend med at slik korrespondanse blir skriftleg frå Vestnes kommune.
Sending av e-post:
Dokument som er unnateke offentlegheita og inneheld personsensitive opplysningar skal IKKJE sendast som e-post.
